Säännöllisesti toistuva, suunnitelmallisesti toteutettu ja dokumentoitu arviointi nähdään usein laadukkaan toiminnan takeena. Yhteiskehittämiselle rakentuvassa toiminnassa se kannattelee yhteistä oppimista ja rakentaa sallivaa ilmapiiriä kokeilun väistämättä tuottamien epäonnistumisten kohtaamiseen.
Säännöllisyys
- Toiminnnan arviointi kannattaa aloittaa jo ennen toiminnan käynnistämistä. Ennakoiva arviointi, feed forward, kytkeytyy toimintasuunnitelmaan ja auttaa toimijoita tekemään valintoja.
- Arviointiverstaita voi järjestää erilaisissa kokoonpanoissa ja erilaisin, myös etävälinein. On tärkeää, että kaikki voivat pohtia toimintaa sopivissa kokoonpanoissa ja yhdessä, aina osallistujia ja erilaisia sidosryhmiä myöten.
- Säännöllisyys kannattaa turvata luomalla Hyvinvoinnin tilalle vuosikello, jossa arviointiverstaat ovat ennalta kaikkien tiedossa.
Suunnitelmallisuus
- Oppivan ja kehittyvän yhteisön toimintamalli rakentuu suunnittelun, toiminnan ja arvioinnin vuorottelulle (ks. esim. PDCA-sykli).
- Vaikka arjen kiireet ja huolet painaisivat, on tärkeää pitää sinnikkäästi yllä kaikkia syklin vaiheita.
- Tarvittaessa kannattaa etsiä vaikka vapaaehtoinen fasilitaattori tukemaan arviointiverstaiden toteuttamista, jotta kaikki toimijat pääsevät rauhassa yhdessä pohtimaan toimintaa.
Dokumentointi
- Hyvinvoinnin tilan toimintaa kannattaa dokumentoida ja tallettaa arviointiverstaiden työn tulokset myöhempää tarkastelua varten.
- On hyvin tavallista, että monet sattumukset ja arjen toiminnan puolet unohtuvat ajan kuluessa. Lisäksi eri ihmisille muodostuu niistä hyvinkin erilaisia muistoja ja kokemuksia. Siksi on joskus mukava palata yhdessä dokumenttien äärelle.
- Jos esimerkiksi kertynyttä kuva- tai haastatteluaineistoja halutaan käyttää myöhemmin esimerkiksi tutkimuksissa tai julkaisuissa, tulee osallistujilta pyytää lupa aineiston käyttöön.