Alusta alkaen oli selvää, että Hyvinvoinnin tiloista tuli tuottaa konsepti, jota voisivat käyttää esimerkiksi uudet, verkoston liittyvät Hyvinvoinnin tilat toimintansa suunnittelussa. Konseptointia käytetään yleisestikin laadukkaan, asiakkaita palvelevan toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen. Yhteisten periaatteiden, arvojen ja toiminnan sisältöjen konseptointi oli keskeinen tehtävä tilojen toimijoista muodostuneen verkoston säännöllisissä tapaamisissa.
Hankkeen alussa Hyvinvoinnin tiloilla Annalassa, Lappeenrannassa, Lapinjärvellä ja Seinäjoella oli kullakin omat kohderyhmänsä, tilansa – tai aluksi ehkä vain idea tilasta – mutta kaikilla oli yhteinen tavoite osallistujien hyvinvoinnin lisäämisestä. Alun tehtävät ja toimintatavat kumpusivat kunkin alueen mahdollisuuksista sekä osallistujien ja taustaorganisaatioiden tarpeista ja toiveista. Jokaisessa osatoteutuksessa toiminta muotoutui heti alusta alkaen asiakaslähtöisesti omanlaisekseen.
Hyvinvoinnin tilojen toiminnan käynnistyminen ja yhteisten periaatteiden muokkaaminen rakensivat tilakohtaisia palvelumalleja ja yhteistä konseptia. Osatoteutusten toimijat havainnoivat työnsä arjessa osallistujien mukana oloa, ideoita ja osallisuutta ja muotoilivat osallistujille mielekkäitä palveluita ja toimintaa.
Toiminnan mahdollisuudet ja vastaan tulevat haasteet olivat eri tiloissa hyvin erilaisia. Tilanteita ja kokemuksia jaettiin ja etsittiin yhdessä niihin näkökulmia tai ratkaisuja. Lisäksi ratkaisujen pohdinnassa käytettiin edeltäneessä hankkeessa (ESR-hanke Osallistu Lapinlahden Lähteellä) tuotettuja toimintamalleja ja sovellettiin niitä tuen tarjoamiseen. Vanhan hankkeen toimintamalleja otettiin käyttöön tarpeen mukaan.
Konseptoinnin eri vaiheissa mietittiin asiakkaan tarinaa ja kokemuksia:
- Missä tulija kohdataan?
- Miten ohjata kaikkia osapuolia positiivisiin kohtaamisiin?
- Miten turvata vahvistava kokemus tilasta ja kohtaamisista?
- Toimijat – mitä me itse tarvitsemme?
Hankkeen tapaamiset muodostivat yhteisen, hankkeen mittaisen muotoiluetnografisen tutkimusprosessin (Hämäläinen ym. 2011, 61–76), jossa luotiin ja puettiin sanoiksi ymmärrystä Hyvinvoinnin tilojen toiminnasta, osallistujista ja erilaisista ajankohtaisista tarpeista. Yhteisten periaatteiden kehittäminen ja sanoittaminen lähti sekä osatoteutusten toiminnan kuvailusta (bottom up) että yhteisten periaatteiden soveltamisesta alueellisessa toiminnassa (top down). Näissä tapaamisissa sovellettiin havaintojen keräämiseen monia fasilitoinnin ja kehittämisen menetelmiä, kuten “tapahtumaseinää”, jossa koko hankkeen yhteinen tilannekuva jäsennettiin ennen-, nyt- ja tulevaisuudessa-sektoreihin jaetulle tapahtumaseinälle tarralapuilla.
Kertominen on tärkeä tapa jäsentää tapahtumia, nostaa huomion kohteeksi toiminnan erilaisia puolia ja kehkeytymässä olevia tunnelmia. Käynnistyvän toiminnan tarinan hahmottaminen ja sen kertominen oli systemaattinen osa mallinnusprosessia. Toiminnan alkua kuvailtiin hankkeen tapaamisissa sekä toisille osatoteuttajille että ohjausryhmälle.
Hankkeen edetessä kohti loppua yhteisissä tapaamisissa otettiin käyttöön uusia tarinankerrontaan ja näkökulman ottamiseen virittäviä välineitä. Legojen, askarteluvälineiden ja Dixit-kuvakorttien avulla luotiin kunkin Hyvinvoinnin tilan toiminnan kokonaisuutta kiteyttävä palvelumaisema (Tuulaniemi 2013, 188).
